Versie mei 2018

 

Inleiding
In deze verklaring laten wij u weten welke persoonsgegevens wij, in het kader van onze
dienstverlening, verzamelen. Wij laten u ook weten waarom wij deze gegevens verzamelen en
wat wij ermee doen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt
omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk
wordt behandeld. In het kort komt onze privacyverklaring erop neer dat wij uw
persoonsgegevens:

 

 

• alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen;
• niet met anderen zullen delen;
• zorgvuldig beveiligen.

 

 

Wij kunnen deze gegevens van uzelf persoonlijk hebben ontvangen of via onze website, e-mail,
telefoon. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens, in het kader van onze dienstverlening,
verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever).

 

Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden.
Veelal gaat het om de volgende gegevens:

 

• NAW-gegevens;
• Functie contactpersonen;
• Geboortedatum en –plaats;
• Geslacht;
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van
contactpersonen;
• Kopie identiteitsbewijzen;
• Burgerservicenummer (alleen indien nodig!);
• Pasfoto (alleen indien strikt nodig! Bijvoorbeeld voor personeelsdossier);
• Leeftijd;
• Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; (voor zover nodig voor
bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• Bankrekeningnummer;
• Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.

 

Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een
wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze
dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen,
waarvan we er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

 

• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op een zo efficiënt mogelijke wijze uitvoering geven aan onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten;
• Facturering en incasso.

 

Bovenstaande betekent ook dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te berichten over
onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook
gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn
verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

 

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande
redenen willen verwerken en dat wij u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij
persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of
meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.
Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van
onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke
procedures.

 

Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden,
bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in
huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw
exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt
genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of
kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van
online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het
inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die
zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk)
overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen
derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die
adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit
houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de
hiervoor genoemde doeleinden.

 

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in
verband met een wettelijke verplichting.

 

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan
derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

 

Bewaartermijnen
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de
verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn
om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden
(veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de
fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

 

Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en
technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden
verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Uiteraard in lijn met de daarvoor geldende
wettelijke eisen en richtlijnen. Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die
noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen
wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben
gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de
verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

 

Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u
hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder
kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan)
door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens
door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

 

Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende
persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op
de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en
de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek
hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

 

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u
hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan
heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de
toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

 

Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte,
behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop
zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of LinkedIn in kaart willen
brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw
gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van
Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-
gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens
betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

 

Wijzigingen
Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de
privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

 

Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons
privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan
horen wij dat graag. Ons aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie is de directie
van Groep Xtra te bereiken via info@groepxtra.nl en/of telefoonnummer 0297-283201.